SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN

Deskripsi kegiatan :
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian :
1. fungsi gudang, bertanggung jawab :
- mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang
- menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan
2. fungsi pembelian, bertanggung jawab :
- memperoleh informasi mengenai harga
- menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang
- mengeluarkan order pembelian kepada pemasok dipilih
3. fungsi penerimaan, bertanggung jawab :
- melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang diterima dari pemasok
- menerima barang yang diretur oleh pembeli
4. fungsi akuntansi, bertanggung jawab :
- menerima faktur tagihan dari pemasok
- mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar

jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian :
1. prosedur permintaan pembelian
2. prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
3. prosedur order pembelian
4. prosedur penerimaan barang
5. prosedur pencatatan utang
6. prosedur distribusi pembelian
informasi yang diperlukan manajemen dari sistem akuntansi pembelian :
1. jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point)
2. order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok
3. order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
4. total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
5. saldo utang dagang kepada pemasok tertentu
6. tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian
dokumen yang digunakan :
1. surat permintaan pembelian, dibuat 2 lembar untuk setiap kali pemesanan. Satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2. surat permintaan penawaran harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaraan harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. surat order pembelian. Dokumen ini terdiri dari 7 tembusan, yaitu :
a. surat order pembelian, merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
b. Tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tsb dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui order pembelian serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tsb dalam dokumen.
c. Tembusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
d. Arsip tanggal penerimaan, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tgl penerimaan barang yang diharapkan.
e. Arsip pemasok, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
f. Tembusan fungsi penerimaan, tembusan ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tsb.
g. Tembusan fungsi akuntansi, tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
4. laporan penerimaan barang, dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yg diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. surat perubahan order pembelian
6. bukti kas keluar, dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian dan berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.
Catatan akuntansi yang digunakan :
1. register bukti kas keluar (voucher register)
2. jurnal pembelian
3. kartu utang
4. kartu persediaan