SISTEM PENJUALAN
TUJUAN SISTEM PENJUALAN
Tujuan sistem penjualan adalah:
Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat
Untuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit
Untuk mengirima produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumen
Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat
Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat
Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang
Untuk menjaga keamanan produk
Untuk menjaga kas perusahaan
INPUT SISTEM PENJUALAN
Order konsumen. Order yang dikirim oleh konsumen
Order penjualan. Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.
Order acknowledgment. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.
Picking list. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai sara untuk menyiapkan barang yang dipesan.
Packing slip. Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.
Billing of ladding. Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen.
Shipping notice. Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan.
Sales invoice. Faktur penjualan dikirimkan ke konsumen untuk menagih penjualan.
Remittance advice. Dokumen yang menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.
Deposit slip. Slip setoran di bank.
Back order. Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.
Memo kredit. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan.
Aplikasi kredit. Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
Salesperson call report. Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.
Deliquent notice. Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.
Write Off Notice. Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
Cash register receipt. Formulir yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.
OUTPUT SISTEM PENJUALAN
Order konsumen yang belum terpenuhi
Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur)
Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim
Jurnal penerimaan kas
Daftar memo kredit
Daftar umur piutang
PENGENDALIAN INTERNAL
Paparan Risiko yang dihadapi dalam siklus penjualan
Penjualan kredit kepada konsumen yang sebenarnya tidak layak menerima kredit, perusahaan dapat rugi karena piutang macet.
Kelewat mecatat pengiriman barang atau mengirim barang dan lupa membuatkan tagihan (faktur). Perusahaan rugi karena tidak akan pernah menerima kas dari pengiriman tersebut.
Kesalahan dalam membuat faktur (salah jumlah atau salah harga). Konsumen bisa marah atau perusahaan bisa rugi, menagih terlalu rendah.
Salah posting, sehingga catatan akuntansi yang dihasilkan salah.
Penjualan kredit fiktif, sehingga saldo penjualan dan piutang perusahaan menjadi terlalu besar.
Pencurian produk jadi perusahaan
Penghapusan piutang konsumen oleh karyawan yang tidak memiliki wewenang, sehingga perusahaan tidak akan pernah menerima kas dari piutang tersebut.
Pencurian kas oleh orang yang bertanggung jawab untuk memegang kas.
Lapping.
Akses terhadap data piutang dan persediaan oleh orang yang tidak berwenang.
Virus.
Pencurian data konsumen (misal transaksi melalui web)
Bertransaksi menggunakan kartu kredti curian
Kegagalan server.
Pengendalian Umum:
Pengendalian organisasi. Prinsip umum, bagian pemegang harta kekayaan organisasi mesti terpisah dengan bagian pencatatan. Personel pengembang sistem (yang mengetik dan memodifikasi program) mesti terpisah dengan personel yang menggunakan dan mengoperasikan sistem.
Pengendalian dokumentasi. Ada dokumentasi yang lengkap, seperti dokumentasi formulir yang digunakan, flowchart, struktur database, laporan dan output sistem, serta kebijakan manajermen terkait dengan persetujuan kredit, penghapusan piutang macet dan lain sebagainya.
Rekonsiliasi aktiva dengan catatan perusahaan.
Pengendalian praktik manajemen. Manajer mesti memperkerjakan programer dan akuntan yang kompeten. Pengembangan dan perubahan sistem mesti melalui prosedur yang jelas, ada persetujuan awal, pengujian dan penandatanganan perubahan. Audit atas siklus penjualan. Manajer mereview laporan-laporan yang dihasilkan sistem.
Pengendalian otorisasi.
Pengendalian akses. Meliputi terminal dengan fungsi yang terbatas, hanya untuk mencatat penjualan dan penerimaan kas; Log untuk merekam semua transaksi penjualan dan penerimaan kas pada saat user masuk ke dalam sistem; Backup secara rutin; Gudang yang terkunci.
Pengendalian Aplikasi
Dokumen yang bernomor urut tercetak terkait dengan penjualan, pengiriman barang dan penerimaan kas.
Validasi data yang diinputkan ke dalam aplikasi penjualan
Koreksi kesalahan pada saat input data, sebelum data diproses lebih lanjut.
Contoh validasi data:
Validity check (data nya sesuai tidak dengan yang ada di dalam master file)
Self checking digit
Field check (type data)
Limit check
Range check
Sign check
Completeness check
Echo check
Senin, 22 November 2010
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN
Deskripsi kegiatan :
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian :
1. fungsi gudang, bertanggung jawab :
- mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang
- menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan
2. fungsi pembelian, bertanggung jawab :
- memperoleh informasi mengenai harga
- menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang
- mengeluarkan order pembelian kepada pemasok dipilih
3. fungsi penerimaan, bertanggung jawab :
- melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang diterima dari pemasok
- menerima barang yang diretur oleh pembeli
4. fungsi akuntansi, bertanggung jawab :
- menerima faktur tagihan dari pemasok
- mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar
jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian :
1. prosedur permintaan pembelian
2. prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
3. prosedur order pembelian
4. prosedur penerimaan barang
5. prosedur pencatatan utang
6. prosedur distribusi pembelian
informasi yang diperlukan manajemen dari sistem akuntansi pembelian :
1. jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point)
2. order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok
3. order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
4. total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
5. saldo utang dagang kepada pemasok tertentu
6. tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian
dokumen yang digunakan :
1. surat permintaan pembelian, dibuat 2 lembar untuk setiap kali pemesanan. Satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2. surat permintaan penawaran harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaraan harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. surat order pembelian. Dokumen ini terdiri dari 7 tembusan, yaitu :
a. surat order pembelian, merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
b. Tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tsb dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui order pembelian serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tsb dalam dokumen.
c. Tembusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
d. Arsip tanggal penerimaan, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tgl penerimaan barang yang diharapkan.
e. Arsip pemasok, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
f. Tembusan fungsi penerimaan, tembusan ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tsb.
g. Tembusan fungsi akuntansi, tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
4. laporan penerimaan barang, dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yg diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. surat perubahan order pembelian
6. bukti kas keluar, dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian dan berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.
Catatan akuntansi yang digunakan :
1. register bukti kas keluar (voucher register)
2. jurnal pembelian
3. kartu utang
4. kartu persediaan
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian :
1. fungsi gudang, bertanggung jawab :
- mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang
- menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan
2. fungsi pembelian, bertanggung jawab :
- memperoleh informasi mengenai harga
- menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang
- mengeluarkan order pembelian kepada pemasok dipilih
3. fungsi penerimaan, bertanggung jawab :
- melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang diterima dari pemasok
- menerima barang yang diretur oleh pembeli
4. fungsi akuntansi, bertanggung jawab :
- menerima faktur tagihan dari pemasok
- mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar
jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian :
1. prosedur permintaan pembelian
2. prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
3. prosedur order pembelian
4. prosedur penerimaan barang
5. prosedur pencatatan utang
6. prosedur distribusi pembelian
informasi yang diperlukan manajemen dari sistem akuntansi pembelian :
1. jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point)
2. order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok
3. order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
4. total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
5. saldo utang dagang kepada pemasok tertentu
6. tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian
dokumen yang digunakan :
1. surat permintaan pembelian, dibuat 2 lembar untuk setiap kali pemesanan. Satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2. surat permintaan penawaran harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaraan harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. surat order pembelian. Dokumen ini terdiri dari 7 tembusan, yaitu :
a. surat order pembelian, merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
b. Tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tsb dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui order pembelian serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tsb dalam dokumen.
c. Tembusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
d. Arsip tanggal penerimaan, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tgl penerimaan barang yang diharapkan.
e. Arsip pemasok, tembusan ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
f. Tembusan fungsi penerimaan, tembusan ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tsb.
g. Tembusan fungsi akuntansi, tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
4. laporan penerimaan barang, dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yg diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. surat perubahan order pembelian
6. bukti kas keluar, dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian dan berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.
Catatan akuntansi yang digunakan :
1. register bukti kas keluar (voucher register)
2. jurnal pembelian
3. kartu utang
4. kartu persediaan
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PENDEKATAN TEKNOLOGI INFORMASI
1. Teknologi Sistem Informasi Akuntansi
Teknologi informasi yang meliputi komputer dan telekomunikasi memampukan (enable)
suatu entitas mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta
mendistribusikan informasi kepada para pemakai dengan kos yang relatif rendah. Teknologi
informasi juga memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi informasi eksternal secara
efektif (effective sensing radar). Teknologi informasi (TI) digunakan untuk melaksanakan bisnis
perusahaan (Wilkinson, 1991) dan menjadi mata rantai yang menghubungkan bisnis perusahaan
dengan pemasok, bisnis perusahaan dengan pelanggan, dan antara pemasok dan pelanggan.
Pihak-pihak yang terkait tersebut berhubungan karena adanya value chain. Dengan demikian, TI
merupakan penghubung value chain antara bisnis perusahaan, pemasok, dan pelanggan. TI
memicu adanya value system. Oleh karena itu, sistem informasi suatu entitas dapat manjadi
sistem informasi entitas lain, maka akan menimbulkan share interest secara efisien.
EDI memberikan keuntungan efisiensi bagi pelanggan dan pemasok. Jika pelanggan dapat
melihat ke belakang melalui keseluruhan rantai sediaan dan pemasok dapat melihat ke depan
keseluruhan rantai pelanggan, maka kondisi ini akan menimbulkan keseluruhan rantai hubungan.
Bagi entitas, informasi yang terintegrasi melalui seluruh rantai hubungan bisnis akan
menimbulkan keuntungan strategik untuk memaksimumkan value bagi pelanggan. Rantai
hubungan bisnis ini akan mengarahkan perhatian utama setiap entitas pada kebutuhan pelanggan
(customers focus), bukan pada kepentingan individu related entities.
Entitas dimungkinkan memiliki informasi secara real-time, dan beberapa bentuk
pelaporan real-time kepada investor, kreditor, dan pemakai lainnya menjadi suatu yang biasa.
Teknologi informasi masa depan akan menyebabkan model aliran informasi di atas menjadi
ketinggalan jaman. Informasi masa depan akan disajikan secara virtual atau merupakan
information-dual (Elliot, 1994).
Manajemen membutuhkan sistem informasi yang bersifat strategik sampai yang bersifat
operasional. Penerapan teknologi informasi (seperti EDI) dalam SIA akan menjadikan SIA sebagai
sistem informasi strategik (SIS) untuk menciptakan information-dual. Information-dual akan dapat
mempengaruhi semua organisasi yang menghasilkan output secara virtual. Informasi ini dapat
digunakan dalam pengukuran pertanggungjawaban internal dan eksternal. Information-dual
menyebabkan perubahan besar lingkungan manajemen dan pertanggungjawaban.
Sistem informasi ini dapat dianalogikan dengan sistem sensor pemanas, kebakaran dan banjir
yang ditempatkan di setiap rumah. Untuk merealisasi information dual, alat sensor akan
memonitor dan menangkap sinyal suatu kejadian dan memrosesnya secara real-time. Dengan
demikian, manajemen dapat mencegah suatu proses menjadi semakin buruk dan mengubah
tindakannya secara cepat dengan memonitor proses-proses secara real-time. Sistem
informasi strategik akan didukung dengan terbentuknya sistem informasi operasi, sistem
informasi akuntansi manajemen, dan sistem informasi akuntansi keuangan, bahkan sistem
informasi tersebut menjadi sistem informasi strategik itu sendiri.
2. Pencapaian Sistem Informasi Akuntansi yang Memadai
Sebelum melaksanakan metodologi pengembangan sistem, maka perlu
pemahaman terhadap kebijakan dan sekumpulan hal-hal mendasar yang menjadi keyakinan
manajemen suatu organisasi terhadap sistem informasi. Kebijakan ini berkaitan denganb filosofi
manajemen, dan sistem informasi yang proaktif. Secara umum ada dua filosofi yang dapat
digunakan dalam pengembangan sistem informasi organisasi, yaitu dipandang sebagai senjata
pertahanan taktik dan senjata ofensif strategik. Pertama, sistem informasi dipandang sebagai
senjata pertahanan taktik dan operasional untuk menentukan basic data, kebutuhan pemrosesan
dan kewajiban pelaporan untuk membantu perusahaan tetap pada jalur yang harus dilalui dan
bertahan hidup. Kedua, sistem informasi akuntansi dipandang sebagai senjata ofensif yang
strategik untuk dapat memenangkan persaingan. Kebijakan sistem informasi yang proaktif akan
menghilangkan pemisah antara departemen, personalia dan fungsi garis, serta menghilangkan
batas wilayah negara. Kebijakan sistem informasi proaktif mengakui penerapan teknologi
informasi, seperti telekomunikasi, komputer, electronic mail, computer-integrated
manufacturing, teleshopping, teleconference, multifunctional workstations secara terintegrasi.
Tujuan sistem informasi dan kebutuhan informasi yang didefinisikan secara jelas adalah
salah satu kunci untuk suksesnya sistem informasi. Kesuksesan suatu sistem membutuhkan
tujuan-tujuan yang terdefinisikan. Suatu sistem dengan tujuan tertentu akan menyelesaikan lebih
banyak untuk suatu organisasi, daripada sistem tanpa tujuan, sedikit tujuan, atau tujuan yang
ambisius (Calliueot and Lapayre, 1992). Calliueot and Lapayre (1992) menyatakan bahwa
penciptaan suatu informasi efektif membutuhkan suatu pengorganisasian untuk mengembangkan
sejumlah sistem-sistem pendukung. Penarikan staf yang kompeten dan layak adalah suatu
tindakan yang sangat penting. Investasi yang besar dalam perangkat keras, perangkat lunak dan
pendukung sistem yang lain adalah sesuatu yang penting, namun tanpa manusia bersumber daya
yang kompeten untuk mengkoordinasikan sistem akan menghasilkan informasi yang tidak layak,
tidak tepat waktu atau tidak akurat.
3. Aspek Pengendalian Intern Sistem Informasi Berbasis Komputer
Elemen pengendalian intern yang ada pada sistem informasi berbasis komputer hampir
sama dengan sistem manual. Beberapa hal berikut menjadikan adanya penekanan yang berbeda
pada pengendalian intern untuk kedua jenis sistem itu;
1. Sistem informasi terkomputerisasi lebih luas lingkup pengendaliannya karena sebagian
besar proses tidak terlihat secara nyata oleh indra manusia.
2. Sedikitnya bukti berupa dokumen. Diperlukan desain sistem yang mampu meninggalkan
jejak untuk keperluan pengauditan (audit trial).
3. Pengendalian harus diintegrasikan kedalam rancangan sistem sebagai salah satu elemen
yang mendukung kekuatan desain sistem tersebut.
4. Diperlukan prosedur dokumentasi yang baik sehingga mampu merekam seluruh proses
sekaligus pengmbangan sistem itu sendiri. Prosedur back-up termasuk dalam hal ini.
5. Perlu dilakukan sentralisasi informasi utnuk memudahkan pengendalian.
6. Memungkinkan pengendalian intern melalui program-program komputer.
7. Pengendalian pada salah satu fungsi mungkin dapat melemahkan pengendalian pada
fungsi yang lain.
Elemen-elemen pokok pengendalian intern sistem informasi berbasis komuter dikelompokkan
sebagai berikut:
1. Pengendalian Manajemen (Management Control)
Pengendalian manajemen yang diperlukan oleh sebuah sistem informasi meliputi:
1. Pengendalian terhadap rencana induk sistem informasi, apakah desain sistem
informasi telah memenuhi garis besar dan spesifikasi yang dimaksud dalam
rencana induk.
2. Pemisahan fungsi, berbeda sedikit dengan sistem manual. Fungsi yang perlu
dipisahkan adalah:
● Perancangan dan penyusunan program sistem
● Operasi pengolahan data
● Dokumentasi program dan kepustakaan
● Seleksi dan pelatihan karyawan
● Perlu adanya buku petunjuk operasional sistem dan prosedur yang
ada dalam sistem tersebut
● Pengendalian anggaran
3. Pengendalian Terhadap Pengembangan Sistem
Penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer merupakan investasi
yang besar, demikian pula untuk pengembangan selanjutnya. Perusahaan perlu
melakukan pengendalian intern dalam mengembangkan sistem informasinya, jenis
pengendalian yang diterapkan untuk hal ini adalah:
● Pengendalian siklus pengembangan sistem. Setiap usulan
pengembangan sistem sebaiknya melalui sebuah prosedur yang
memerlukan otorisasi dari manajer pengembangan sistem atau
semacamnya.
● Pengendalian terhadap dokumentasi sistem. Pengendalian ini
diperlukan karena dokumentasi sistem merupakan alat komunikasi
antara perancang sistem dengan users. Sistem dan pengembangan
sistem yang tidak didokumentasikan dengan baik akan menambah
biaya pengembangan karena harus mencari informasi mengenai
detail sistem ke pihak perancang terdahulu.
● Pengendalian terhadap pengubahan program. Perlu otorisasi seperti
halnya pada pengendalian siklus pengembangan sistem.
4. Pengendalian Akses (Access Control)
Pengendalian akses merupakan kunci dari sistem informasi berbasis komputer.
Penerapan berbagai teknik password bertingkat untuk mengendalikan akses setiap
personil merupakan teknik yang paling banyak digunakan.
Pengendalian akses mencakup lingkup berikut:
● Pengendalian akses terhadap perangkat keras. Tidak setiap
karyawan memiliki wewenang untuk keruangan di mana komputer
induk dan media penyimpanan diletakkan. Selain itu perlu pula
prosedur pengamanan perangkat keras dari berbagai bencana dan
kecelakaan yang disebabkan oleh hal lain.
● Pengendalian akses terhadap perangkat lunak.
● Pengendalian terhadap dokumentasi program. Akses terhadap
program ini hendaknya dilindungi melalui otorisasi dari pihak
tertentu. Dengan memiliki dokumentasi program maka sangat
memungkinkan seseorang memodifikasi program untuk kepentingan
pribadi.
● Pengendalian terhadap program dan file-file data. Pengendalian ini
mutlak diperlukan karena sangat banyak data yang dihasilkan dari
sebuah sistem informasi yang bersifat rahasia yang perlu dilindungi
dari pihak-pihak tertentu.
4. Komputerisasi Proses Akuntansi
Melihat karakteristik komputer dan karakteristik proses akuntansi, dapat disimpulkan
bahwa ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti dengan komputer. Bila
dipelajari sifatnya, proses mulai dari penjurnalan sampai ke pelaporan sebenarnya bersifat
matematis (karena hubungan buku besar dapat ditunjukkan dalam persamaan akuntansi,
sistematis (karena urutan mengerjakannya jelas) dan logis (karena unsur pertimbangan atau
judgement tidak terlibat lagi). Dengan kata lain, proses tersebut sifatnya adalah penambahan,
pembandingan, penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan dengan cara tertentu yang sudah
jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang demikian biasanya menjadi objek komputerisasi.
Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis adalah langkah
analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut
salah. Yang menjadi persoalan adalah siapakah orang yang bertugas untuk melakukan pemasukan
data (data entry). Tentu saja tidak setiap orang dapat melakukan hal tersebuut. Hanya
orang/operator tertentu yang diotorisasi dapat melakukan pemasukan data. Sistem akuntansi
dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan sehingga
tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun orang tersebut masih tetap dapat
menggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan program dan
melakukan pemasukan data orang/operator yang diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut
password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu. Cara
ini merupakan salah satu contoh pengaman dan merupakan salah satu cara untuk menentukan
orang yang bertanggung jawab bila terjadi kesalahan atau penyalahgunaan informasi.
Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard, layar
monitor dan printer. Dalam perusahaan yang besar yang mempunyai komputer berskala besar,
komputernya sendiri biasanya tidak tampak atau tidak terletak di dekat terminal tersebut tetapi
khusus terletak di tempat yang disebut pusat komputer. Dalam hal mikrokomputer, semua
perangkat komputer menjadi satu kesatuan dan berdiri sendiri sebagi suatu sistem.
Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus akuntansi
manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi manual tetap diperlukan
karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan dalam sistem
akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utang dan laporan interim dapat
disusun dan dicetak setiap saat dengan segera. Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam
komputer maka laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena itu, dalam sistem
komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual. Perlu dicatat bahwa
konsep pelaporan keuangan tidak dapat diganti oleh komputer, yang dapat diganti dengan
komputer adalah proses pengolahan datanya. Oleh karena itu, bagian akuntansi yang mengolah
data dengan komputer sering disebut dengan bagian Electronic Data Processing (EDP) yang selain
mengolah data akuntansi bagian ini juga mengolah data perusahaan yang lain.
Mencatat Transaksi dalam Sistem Komputer
Program komputer untuk akuntansi biasanya dirancang dengan cermat sehingga operator
yang melakukan pencatatan transaksi dapat melaksanakannya dengan mudah. Setiap langkah
yang dikerjakan dalam siklus akuntansi (penjurnalan, pengakunan dan penyusunan daftar saldo)
dapat dilakukannya dengan mengikuti instruksi yang langsung dapat dilihat pada layar monitor.
Instruksi yang sudah disiapkan pada waktu merancang sistem biasanya ditampilkan di layar
monitor dalam bentuk menu. Menu akan menyajikan daftar operasi yang dapat diminta oleh
operator dan operator tinggal memilih operasi yang dikehendaki.
Pertimbangan Penggunaan Komputer
Pertimbangan utama penggunaan komputer adalah pertimbangan cost and benefit.
Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya
dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber daya yang dialokasikan untuk hal ini
membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Cost bukan hanya berarti biaya yang dikeluarkan.
Waktu, tenaga, sumber daya yang lain haruslah diperhitungkan dalam penggunaan komputer.
Permasalahan timbul ketika cost yang berbentuk selain biaya tersebut sukar untuk diukur dalam
ukuran kuantitatif. Tentu hal ini membutuhkan alat untuk mengalokasikan dan menentukan
ukuran yang tepat untuk mengkuantifikasikannnya.
Kalau dibandingkan dengan sistem manual, sistem komputerisasian memang jelas
mempunyai keunggulan (benefit) khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy)
dan kapasitas (capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer
mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond). Perkembangan chip
terakhir telah memungkinkan
kecepatan dalam seperbilliun detik (nanosecond) atau bahkan dalam sepertrilliun detik
(picosecond). Dengan kecepatan ini suatu transaksi dapat diproses dalam seketika.
Ketelitian jelas dapat diandalkan karena setelah data disiapkan dengan benar, komputer
akan memroses tanpa campur tangan manusia lagi dan kalau komputer sudah diprogram dengan
benar kemungkinan kesalahan perhitungan dan klasifikasi menjadi kecil. Itulah sebabnya sebelum
suatu komputer dan programnya digunakan, suatu percobaan (trial run) dengan data percobaan
perlu dilakukan untuk memverifikasi program. Dalam sistem manual, karena tiap langkah
dikerjakan oleh manusia, kemungkinan kesalahan menjadi lebih besar.
Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data menjadi sangat besar karena
data disimpan dalam bentuk elektromagnetik. Oleh karena itu, di samping laporan utama
komputer dapat diprogram untuk menghasilkan laporan-laporan tambahan lainnya termasuk
rincian-rincian yang diperlukan. Namun demikian, karena semua data tidak terekam dalam
bentuk yang dapat dibaca oleh manusia, kegagalan komputer (computer failure) dapat
merunyamkan perusahaan karena data dapat rusak atau hilang atau tidak dapat dibaca kembali.
Itulah sebabnya diperlukan suatu mekanisme backup. Manipulasi dengan komputer dan kejahatan
dengan komputer (computer crime) juga merupakan ancaman bagi perusahaan yang
Teknologi informasi yang meliputi komputer dan telekomunikasi memampukan (enable)
suatu entitas mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta
mendistribusikan informasi kepada para pemakai dengan kos yang relatif rendah. Teknologi
informasi juga memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi informasi eksternal secara
efektif (effective sensing radar). Teknologi informasi (TI) digunakan untuk melaksanakan bisnis
perusahaan (Wilkinson, 1991) dan menjadi mata rantai yang menghubungkan bisnis perusahaan
dengan pemasok, bisnis perusahaan dengan pelanggan, dan antara pemasok dan pelanggan.
Pihak-pihak yang terkait tersebut berhubungan karena adanya value chain. Dengan demikian, TI
merupakan penghubung value chain antara bisnis perusahaan, pemasok, dan pelanggan. TI
memicu adanya value system. Oleh karena itu, sistem informasi suatu entitas dapat manjadi
sistem informasi entitas lain, maka akan menimbulkan share interest secara efisien.
EDI memberikan keuntungan efisiensi bagi pelanggan dan pemasok. Jika pelanggan dapat
melihat ke belakang melalui keseluruhan rantai sediaan dan pemasok dapat melihat ke depan
keseluruhan rantai pelanggan, maka kondisi ini akan menimbulkan keseluruhan rantai hubungan.
Bagi entitas, informasi yang terintegrasi melalui seluruh rantai hubungan bisnis akan
menimbulkan keuntungan strategik untuk memaksimumkan value bagi pelanggan. Rantai
hubungan bisnis ini akan mengarahkan perhatian utama setiap entitas pada kebutuhan pelanggan
(customers focus), bukan pada kepentingan individu related entities.
Entitas dimungkinkan memiliki informasi secara real-time, dan beberapa bentuk
pelaporan real-time kepada investor, kreditor, dan pemakai lainnya menjadi suatu yang biasa.
Teknologi informasi masa depan akan menyebabkan model aliran informasi di atas menjadi
ketinggalan jaman. Informasi masa depan akan disajikan secara virtual atau merupakan
information-dual (Elliot, 1994).
Manajemen membutuhkan sistem informasi yang bersifat strategik sampai yang bersifat
operasional. Penerapan teknologi informasi (seperti EDI) dalam SIA akan menjadikan SIA sebagai
sistem informasi strategik (SIS) untuk menciptakan information-dual. Information-dual akan dapat
mempengaruhi semua organisasi yang menghasilkan output secara virtual. Informasi ini dapat
digunakan dalam pengukuran pertanggungjawaban internal dan eksternal. Information-dual
menyebabkan perubahan besar lingkungan manajemen dan pertanggungjawaban.
Sistem informasi ini dapat dianalogikan dengan sistem sensor pemanas, kebakaran dan banjir
yang ditempatkan di setiap rumah. Untuk merealisasi information dual, alat sensor akan
memonitor dan menangkap sinyal suatu kejadian dan memrosesnya secara real-time. Dengan
demikian, manajemen dapat mencegah suatu proses menjadi semakin buruk dan mengubah
tindakannya secara cepat dengan memonitor proses-proses secara real-time. Sistem
informasi strategik akan didukung dengan terbentuknya sistem informasi operasi, sistem
informasi akuntansi manajemen, dan sistem informasi akuntansi keuangan, bahkan sistem
informasi tersebut menjadi sistem informasi strategik itu sendiri.
2. Pencapaian Sistem Informasi Akuntansi yang Memadai
Sebelum melaksanakan metodologi pengembangan sistem, maka perlu
pemahaman terhadap kebijakan dan sekumpulan hal-hal mendasar yang menjadi keyakinan
manajemen suatu organisasi terhadap sistem informasi. Kebijakan ini berkaitan denganb filosofi
manajemen, dan sistem informasi yang proaktif. Secara umum ada dua filosofi yang dapat
digunakan dalam pengembangan sistem informasi organisasi, yaitu dipandang sebagai senjata
pertahanan taktik dan senjata ofensif strategik. Pertama, sistem informasi dipandang sebagai
senjata pertahanan taktik dan operasional untuk menentukan basic data, kebutuhan pemrosesan
dan kewajiban pelaporan untuk membantu perusahaan tetap pada jalur yang harus dilalui dan
bertahan hidup. Kedua, sistem informasi akuntansi dipandang sebagai senjata ofensif yang
strategik untuk dapat memenangkan persaingan. Kebijakan sistem informasi yang proaktif akan
menghilangkan pemisah antara departemen, personalia dan fungsi garis, serta menghilangkan
batas wilayah negara. Kebijakan sistem informasi proaktif mengakui penerapan teknologi
informasi, seperti telekomunikasi, komputer, electronic mail, computer-integrated
manufacturing, teleshopping, teleconference, multifunctional workstations secara terintegrasi.
Tujuan sistem informasi dan kebutuhan informasi yang didefinisikan secara jelas adalah
salah satu kunci untuk suksesnya sistem informasi. Kesuksesan suatu sistem membutuhkan
tujuan-tujuan yang terdefinisikan. Suatu sistem dengan tujuan tertentu akan menyelesaikan lebih
banyak untuk suatu organisasi, daripada sistem tanpa tujuan, sedikit tujuan, atau tujuan yang
ambisius (Calliueot and Lapayre, 1992). Calliueot and Lapayre (1992) menyatakan bahwa
penciptaan suatu informasi efektif membutuhkan suatu pengorganisasian untuk mengembangkan
sejumlah sistem-sistem pendukung. Penarikan staf yang kompeten dan layak adalah suatu
tindakan yang sangat penting. Investasi yang besar dalam perangkat keras, perangkat lunak dan
pendukung sistem yang lain adalah sesuatu yang penting, namun tanpa manusia bersumber daya
yang kompeten untuk mengkoordinasikan sistem akan menghasilkan informasi yang tidak layak,
tidak tepat waktu atau tidak akurat.
3. Aspek Pengendalian Intern Sistem Informasi Berbasis Komputer
Elemen pengendalian intern yang ada pada sistem informasi berbasis komputer hampir
sama dengan sistem manual. Beberapa hal berikut menjadikan adanya penekanan yang berbeda
pada pengendalian intern untuk kedua jenis sistem itu;
1. Sistem informasi terkomputerisasi lebih luas lingkup pengendaliannya karena sebagian
besar proses tidak terlihat secara nyata oleh indra manusia.
2. Sedikitnya bukti berupa dokumen. Diperlukan desain sistem yang mampu meninggalkan
jejak untuk keperluan pengauditan (audit trial).
3. Pengendalian harus diintegrasikan kedalam rancangan sistem sebagai salah satu elemen
yang mendukung kekuatan desain sistem tersebut.
4. Diperlukan prosedur dokumentasi yang baik sehingga mampu merekam seluruh proses
sekaligus pengmbangan sistem itu sendiri. Prosedur back-up termasuk dalam hal ini.
5. Perlu dilakukan sentralisasi informasi utnuk memudahkan pengendalian.
6. Memungkinkan pengendalian intern melalui program-program komputer.
7. Pengendalian pada salah satu fungsi mungkin dapat melemahkan pengendalian pada
fungsi yang lain.
Elemen-elemen pokok pengendalian intern sistem informasi berbasis komuter dikelompokkan
sebagai berikut:
1. Pengendalian Manajemen (Management Control)
Pengendalian manajemen yang diperlukan oleh sebuah sistem informasi meliputi:
1. Pengendalian terhadap rencana induk sistem informasi, apakah desain sistem
informasi telah memenuhi garis besar dan spesifikasi yang dimaksud dalam
rencana induk.
2. Pemisahan fungsi, berbeda sedikit dengan sistem manual. Fungsi yang perlu
dipisahkan adalah:
● Perancangan dan penyusunan program sistem
● Operasi pengolahan data
● Dokumentasi program dan kepustakaan
● Seleksi dan pelatihan karyawan
● Perlu adanya buku petunjuk operasional sistem dan prosedur yang
ada dalam sistem tersebut
● Pengendalian anggaran
3. Pengendalian Terhadap Pengembangan Sistem
Penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer merupakan investasi
yang besar, demikian pula untuk pengembangan selanjutnya. Perusahaan perlu
melakukan pengendalian intern dalam mengembangkan sistem informasinya, jenis
pengendalian yang diterapkan untuk hal ini adalah:
● Pengendalian siklus pengembangan sistem. Setiap usulan
pengembangan sistem sebaiknya melalui sebuah prosedur yang
memerlukan otorisasi dari manajer pengembangan sistem atau
semacamnya.
● Pengendalian terhadap dokumentasi sistem. Pengendalian ini
diperlukan karena dokumentasi sistem merupakan alat komunikasi
antara perancang sistem dengan users. Sistem dan pengembangan
sistem yang tidak didokumentasikan dengan baik akan menambah
biaya pengembangan karena harus mencari informasi mengenai
detail sistem ke pihak perancang terdahulu.
● Pengendalian terhadap pengubahan program. Perlu otorisasi seperti
halnya pada pengendalian siklus pengembangan sistem.
4. Pengendalian Akses (Access Control)
Pengendalian akses merupakan kunci dari sistem informasi berbasis komputer.
Penerapan berbagai teknik password bertingkat untuk mengendalikan akses setiap
personil merupakan teknik yang paling banyak digunakan.
Pengendalian akses mencakup lingkup berikut:
● Pengendalian akses terhadap perangkat keras. Tidak setiap
karyawan memiliki wewenang untuk keruangan di mana komputer
induk dan media penyimpanan diletakkan. Selain itu perlu pula
prosedur pengamanan perangkat keras dari berbagai bencana dan
kecelakaan yang disebabkan oleh hal lain.
● Pengendalian akses terhadap perangkat lunak.
● Pengendalian terhadap dokumentasi program. Akses terhadap
program ini hendaknya dilindungi melalui otorisasi dari pihak
tertentu. Dengan memiliki dokumentasi program maka sangat
memungkinkan seseorang memodifikasi program untuk kepentingan
pribadi.
● Pengendalian terhadap program dan file-file data. Pengendalian ini
mutlak diperlukan karena sangat banyak data yang dihasilkan dari
sebuah sistem informasi yang bersifat rahasia yang perlu dilindungi
dari pihak-pihak tertentu.
4. Komputerisasi Proses Akuntansi
Melihat karakteristik komputer dan karakteristik proses akuntansi, dapat disimpulkan
bahwa ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti dengan komputer. Bila
dipelajari sifatnya, proses mulai dari penjurnalan sampai ke pelaporan sebenarnya bersifat
matematis (karena hubungan buku besar dapat ditunjukkan dalam persamaan akuntansi,
sistematis (karena urutan mengerjakannya jelas) dan logis (karena unsur pertimbangan atau
judgement tidak terlibat lagi). Dengan kata lain, proses tersebut sifatnya adalah penambahan,
pembandingan, penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan dengan cara tertentu yang sudah
jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang demikian biasanya menjadi objek komputerisasi.
Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis adalah langkah
analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut
salah. Yang menjadi persoalan adalah siapakah orang yang bertugas untuk melakukan pemasukan
data (data entry). Tentu saja tidak setiap orang dapat melakukan hal tersebuut. Hanya
orang/operator tertentu yang diotorisasi dapat melakukan pemasukan data. Sistem akuntansi
dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan sehingga
tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun orang tersebut masih tetap dapat
menggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan program dan
melakukan pemasukan data orang/operator yang diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut
password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu. Cara
ini merupakan salah satu contoh pengaman dan merupakan salah satu cara untuk menentukan
orang yang bertanggung jawab bila terjadi kesalahan atau penyalahgunaan informasi.
Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard, layar
monitor dan printer. Dalam perusahaan yang besar yang mempunyai komputer berskala besar,
komputernya sendiri biasanya tidak tampak atau tidak terletak di dekat terminal tersebut tetapi
khusus terletak di tempat yang disebut pusat komputer. Dalam hal mikrokomputer, semua
perangkat komputer menjadi satu kesatuan dan berdiri sendiri sebagi suatu sistem.
Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus akuntansi
manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi manual tetap diperlukan
karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan dalam sistem
akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utang dan laporan interim dapat
disusun dan dicetak setiap saat dengan segera. Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam
komputer maka laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena itu, dalam sistem
komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual. Perlu dicatat bahwa
konsep pelaporan keuangan tidak dapat diganti oleh komputer, yang dapat diganti dengan
komputer adalah proses pengolahan datanya. Oleh karena itu, bagian akuntansi yang mengolah
data dengan komputer sering disebut dengan bagian Electronic Data Processing (EDP) yang selain
mengolah data akuntansi bagian ini juga mengolah data perusahaan yang lain.
Mencatat Transaksi dalam Sistem Komputer
Program komputer untuk akuntansi biasanya dirancang dengan cermat sehingga operator
yang melakukan pencatatan transaksi dapat melaksanakannya dengan mudah. Setiap langkah
yang dikerjakan dalam siklus akuntansi (penjurnalan, pengakunan dan penyusunan daftar saldo)
dapat dilakukannya dengan mengikuti instruksi yang langsung dapat dilihat pada layar monitor.
Instruksi yang sudah disiapkan pada waktu merancang sistem biasanya ditampilkan di layar
monitor dalam bentuk menu. Menu akan menyajikan daftar operasi yang dapat diminta oleh
operator dan operator tinggal memilih operasi yang dikehendaki.
Pertimbangan Penggunaan Komputer
Pertimbangan utama penggunaan komputer adalah pertimbangan cost and benefit.
Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya
dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber daya yang dialokasikan untuk hal ini
membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Cost bukan hanya berarti biaya yang dikeluarkan.
Waktu, tenaga, sumber daya yang lain haruslah diperhitungkan dalam penggunaan komputer.
Permasalahan timbul ketika cost yang berbentuk selain biaya tersebut sukar untuk diukur dalam
ukuran kuantitatif. Tentu hal ini membutuhkan alat untuk mengalokasikan dan menentukan
ukuran yang tepat untuk mengkuantifikasikannnya.
Kalau dibandingkan dengan sistem manual, sistem komputerisasian memang jelas
mempunyai keunggulan (benefit) khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy)
dan kapasitas (capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer
mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond). Perkembangan chip
terakhir telah memungkinkan
kecepatan dalam seperbilliun detik (nanosecond) atau bahkan dalam sepertrilliun detik
(picosecond). Dengan kecepatan ini suatu transaksi dapat diproses dalam seketika.
Ketelitian jelas dapat diandalkan karena setelah data disiapkan dengan benar, komputer
akan memroses tanpa campur tangan manusia lagi dan kalau komputer sudah diprogram dengan
benar kemungkinan kesalahan perhitungan dan klasifikasi menjadi kecil. Itulah sebabnya sebelum
suatu komputer dan programnya digunakan, suatu percobaan (trial run) dengan data percobaan
perlu dilakukan untuk memverifikasi program. Dalam sistem manual, karena tiap langkah
dikerjakan oleh manusia, kemungkinan kesalahan menjadi lebih besar.
Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data menjadi sangat besar karena
data disimpan dalam bentuk elektromagnetik. Oleh karena itu, di samping laporan utama
komputer dapat diprogram untuk menghasilkan laporan-laporan tambahan lainnya termasuk
rincian-rincian yang diperlukan. Namun demikian, karena semua data tidak terekam dalam
bentuk yang dapat dibaca oleh manusia, kegagalan komputer (computer failure) dapat
merunyamkan perusahaan karena data dapat rusak atau hilang atau tidak dapat dibaca kembali.
Itulah sebabnya diperlukan suatu mekanisme backup. Manipulasi dengan komputer dan kejahatan
dengan komputer (computer crime) juga merupakan ancaman bagi perusahaan yang
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PENDEKATAN SISTEM
A. Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis
Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya
(data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa
data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan
kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang
berkepentingan (Wilkinson, 1991). Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi,
menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi.
Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe
transaksi dasar adalah: (1) Penjualan produk atau jasa, (2) Pembelian bahan baku, barang
dagangan, jasa, dan aset tetap dari suplier, (3) Penerimaan kas, (4) Pengeluaran kas kepada
suplier, (5) Pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi
akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan.
Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan
dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan
informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem
pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun
sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan.
Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung
jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian
operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan,
insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.
Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan. Berikut
ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan sistem menurut Wilkinson
(1993):
1. Tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk
menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar.
2. Mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari tujuan
perancangan sistem dengan biaya yang dikeluarkan.
3. Berfokus pada permintaan fungsional dari sistem.
4. Melayani berbagai macam tujuan.
5. Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem (user).
Sedangkan Barry E. Cushing (1983) mengemukakan bahwa:
1. Kesesuaian desain sistem dengan tujuan sistem informasi dan organisasi.
2. Berdasarkan kelayakan ekonomis, berarti sistem memiliki net present value
positif.
3. Kelayakan operasional, input dikumpulkan ke sistem dan output-nya dapat
digunakan.
4. Kelayakan perilaku, berarti sistem berdampak pada kehidupan kualitas kerja
users.
5. Kelayakan teknis, ketersediaan teknologi untuk mendukung sistem serta teknologi
mudah diperoleh atau dikembangkan.
6. Disesuaikan dengan kebutuhan informasi users.
B. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan
teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi seharihari
sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser.
Sistem informasi personal adalah sistem informasi yang didesain untuk memenuhi kebutuhan
informasi personal dari seorang pengguna tunggal (single user). Sedangkan sistem informasi
multiuser didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja (departemen,
kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun sistem informasi, baik
personal maupun multiuser, haruslah mengkombinasikan secara efektif komponen-komponen
sistem informasi, yaitu: prosedur kerja, informasi (data), orang dan teknologi informasi
(hardware dan software).
C. Data dan Informasi Akuntansi
Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan
data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security), dan penghasil
informasi.
1. Pengumpulan Data
Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui formulir,
mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya.
Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari
lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.
2. Pemrosesan Data
Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan
data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan.
2. Menyalin data ke dokumen atau media lain.
3. Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya.
4. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.
5. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.
6. Melakukan penghitungan.
7. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.
8. Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada.
3. Manajemen Data
Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan
pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data
dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data
yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada
tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih
lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data
mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan
data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan
sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data
dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen data akan menunjang
pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses menghasilkan informasi dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi
kebijakan manajemen.
4. Pengendalian Data
Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk menjaga dan menjamin
keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin bahwa data yang
diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur
dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai.
5. Penghasil Informasi
Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti
penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.
D. Informasi Operasi, Informasi Akuntansi Manajemen dan Informasi Akuntansi Keuangan
Informasi yang dihasilkan oleh SIA adalah informasi akuntansi yang dapat berupa informasi
operasi (IO), informasi akuntansi manajemen (IAM), dan informasi akuntansi keuangan (IAK). IO
disiapkan hampir mirip dengan IAM. Bedanya adalah IO dikhususkan untuk membuat laporan yang
memuat kegiatan operasi perusahaan. Kegiatan operasi yang dimaksud adalah aktivitas utama
dan aktivitas lain yang timbul dalam peusahaan tersebut. Aktivitas utama biasanya berasal dari
aktivitas pembelian bahan mentah, pengolahan atau pemrosesan, dan penjualan produk hasil dari
pemrosesan sebelumnya. Aktivitas lain dapat berupa aktivitas akuntansi, administrasi dan umum
dan lain-lainnya.
Aktivitas operasi selain dapat menghasilkan informasi operasi, dapat pula diolah untuk
menghasilkan informasi akuntansi manajemen dan informasi akuntansi. Informasi akuntansi
manajemen disiapkan untuk kebutuhan pihak internal untuk membantu manajemen dalam
pembuatan keputusan. Informasi ini tidak dibatasi oleh PABU, merupakan informasi inovatif yang
dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi perusahaan tertentu.
Informasi akuntansi keuangan adalah informasi bertujuan umum (general purposes) yang
disajikan sesuai dengan Prinsip Akuntansi Berterima Umum (PABU). Informasi ini bertujuan umum
sebab disiapkan untuk pihak internal dan eksternal. IAK disajikan dengan asumsi bahwa informasi
yang dibutuhkan investor, kreditor, calon investor dan kreditor, manajemen, pemerintah, dan
sebagainya dapat mewakili kebutuhan informasi pihak lain selain investor dan kreditor. Dengan
demikian dibutuhkan satu informasi seragam untuk semua pihak yang berkepentingan dengan
bisnis perusahaan. Umumnya, IAK disusun dan dilaporkan secara periodik, sehingga tidak dapat
memenuhi kebutuhan manajemen terhadap informasi yang tepat waktu. Selain itu, IAK disajikan
dengan format yang terlalu kaku, sehingga kurang mampu memenuhi informasi yang dibutuhkan
manajemen.
Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya
(data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa
data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan
kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang
berkepentingan (Wilkinson, 1991). Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi,
menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi.
Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe
transaksi dasar adalah: (1) Penjualan produk atau jasa, (2) Pembelian bahan baku, barang
dagangan, jasa, dan aset tetap dari suplier, (3) Penerimaan kas, (4) Pengeluaran kas kepada
suplier, (5) Pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi
akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan.
Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan
dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan
informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem
pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun
sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan.
Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung
jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian
operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan,
insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.
Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan. Berikut
ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan sistem menurut Wilkinson
(1993):
1. Tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk
menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar.
2. Mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari tujuan
perancangan sistem dengan biaya yang dikeluarkan.
3. Berfokus pada permintaan fungsional dari sistem.
4. Melayani berbagai macam tujuan.
5. Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem (user).
Sedangkan Barry E. Cushing (1983) mengemukakan bahwa:
1. Kesesuaian desain sistem dengan tujuan sistem informasi dan organisasi.
2. Berdasarkan kelayakan ekonomis, berarti sistem memiliki net present value
positif.
3. Kelayakan operasional, input dikumpulkan ke sistem dan output-nya dapat
digunakan.
4. Kelayakan perilaku, berarti sistem berdampak pada kehidupan kualitas kerja
users.
5. Kelayakan teknis, ketersediaan teknologi untuk mendukung sistem serta teknologi
mudah diperoleh atau dikembangkan.
6. Disesuaikan dengan kebutuhan informasi users.
B. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan
teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi seharihari
sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser.
Sistem informasi personal adalah sistem informasi yang didesain untuk memenuhi kebutuhan
informasi personal dari seorang pengguna tunggal (single user). Sedangkan sistem informasi
multiuser didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja (departemen,
kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun sistem informasi, baik
personal maupun multiuser, haruslah mengkombinasikan secara efektif komponen-komponen
sistem informasi, yaitu: prosedur kerja, informasi (data), orang dan teknologi informasi
(hardware dan software).
C. Data dan Informasi Akuntansi
Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan
data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security), dan penghasil
informasi.
1. Pengumpulan Data
Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui formulir,
mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya.
Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari
lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.
2. Pemrosesan Data
Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan
data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan.
2. Menyalin data ke dokumen atau media lain.
3. Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya.
4. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.
5. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.
6. Melakukan penghitungan.
7. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.
8. Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada.
3. Manajemen Data
Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan
pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data
dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data
yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada
tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih
lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data
mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan
data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan
sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data
dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen data akan menunjang
pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses menghasilkan informasi dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi
kebijakan manajemen.
4. Pengendalian Data
Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk menjaga dan menjamin
keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin bahwa data yang
diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur
dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai.
5. Penghasil Informasi
Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti
penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.
D. Informasi Operasi, Informasi Akuntansi Manajemen dan Informasi Akuntansi Keuangan
Informasi yang dihasilkan oleh SIA adalah informasi akuntansi yang dapat berupa informasi
operasi (IO), informasi akuntansi manajemen (IAM), dan informasi akuntansi keuangan (IAK). IO
disiapkan hampir mirip dengan IAM. Bedanya adalah IO dikhususkan untuk membuat laporan yang
memuat kegiatan operasi perusahaan. Kegiatan operasi yang dimaksud adalah aktivitas utama
dan aktivitas lain yang timbul dalam peusahaan tersebut. Aktivitas utama biasanya berasal dari
aktivitas pembelian bahan mentah, pengolahan atau pemrosesan, dan penjualan produk hasil dari
pemrosesan sebelumnya. Aktivitas lain dapat berupa aktivitas akuntansi, administrasi dan umum
dan lain-lainnya.
Aktivitas operasi selain dapat menghasilkan informasi operasi, dapat pula diolah untuk
menghasilkan informasi akuntansi manajemen dan informasi akuntansi. Informasi akuntansi
manajemen disiapkan untuk kebutuhan pihak internal untuk membantu manajemen dalam
pembuatan keputusan. Informasi ini tidak dibatasi oleh PABU, merupakan informasi inovatif yang
dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi perusahaan tertentu.
Informasi akuntansi keuangan adalah informasi bertujuan umum (general purposes) yang
disajikan sesuai dengan Prinsip Akuntansi Berterima Umum (PABU). Informasi ini bertujuan umum
sebab disiapkan untuk pihak internal dan eksternal. IAK disajikan dengan asumsi bahwa informasi
yang dibutuhkan investor, kreditor, calon investor dan kreditor, manajemen, pemerintah, dan
sebagainya dapat mewakili kebutuhan informasi pihak lain selain investor dan kreditor. Dengan
demikian dibutuhkan satu informasi seragam untuk semua pihak yang berkepentingan dengan
bisnis perusahaan. Umumnya, IAK disusun dan dilaporkan secara periodik, sehingga tidak dapat
memenuhi kebutuhan manajemen terhadap informasi yang tepat waktu. Selain itu, IAK disajikan
dengan format yang terlalu kaku, sehingga kurang mampu memenuhi informasi yang dibutuhkan
manajemen.
PERANCANGAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENDEKATAN PADA TEKNOLOGI INFORMASI
Sistem Informasi Akuntansi dengan pendekatan teknologi informasi seperti halnya siklus
pengembangan sistem yang lainnya, dimana hal ini mensyaratkan adanya suatu metode daur
hidup pengembangan sistem. Pola daur hidup pengembangan sistem dapat menggunakan
beberapa model. Adapun tahapan pengembangan sistem yang umum digunakan sebagai berikut :
Gambar 2. Tahapan Sistem
1. Tahapan Analisis Sistem
Dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru. Proyek baru ditangani
dalam bentuk tim, yang melibatkan pemakai, analis sistem, dan para spesialis sistem
informasi yang lain, serta barangkali juga auditor internal. Tujuan utama analisis sistem
adalah untuk menentukan hal-hal detil tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang
diusulkan (dan bukan bagaimana caranya). Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan
analisis kebutuhan. Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan.
Studi Kelayakan
Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Berguna untuk
memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat dicapai dengan
sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta
dampak terhadap lingkungan sekeliling. Analis sistem melaksanakan penyelidikan awal
terhadap masalah dan peluang bisnis yang disajikan dalam usulan proyek pengembangan
sistem. Tugas-tugas yang tercakup dalam studi kelayakan meliputi:
● Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem
● Pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan
● Pengidentifikasian para pemakai sistem
● Pembentukan lingkup sistem
Ukuran yang dipakai dalam studi kelayakan:
Tabel 1. Ukuran Studi Kelayakan
Aspek Pertimbangan
Teknologi
Apakah sistem dapat dikembangkan dan dioperasikan
dengan teknologi yang tersedia?
Ekonomi
Apakah manfaat sistem lebih besar daripada biaya yang
dikeluarkan (termasuk untuk memenuhi kebutuhan
personil)?
Non-ekonomi
Apakah sistem yang diusulkan memiliki keuntungan yang
tak dapat diukur dengan uang
Organisasi atau
Operasional
Apakah sistem yang diusulkan bisa cocok dengan budaya
organisasi?
Apakah level keahlian yang digunakan dalam sistem baru
sesuai dengan pegawai yang akan mengoperasikannya?
Jadwal
Mungkinkah menerapkan sistem tersebut sesuai dengan
jadwal yang telah ditetapkan?
Kendala hukum,
etika, dan yang
lain
Apakah sistem yang diusulkan tidak bertentangan dengan
etika atau hukum?
Apakah terdapat kendala-kendala yang berbahaya yang
dilanggar?
Analisa Kebutuhan
Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan (disebut
juga spesifikasi fungsional) . Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentang
hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Spesifikasi ini sekaligus
dipakai untuk membuat kesepahaman antara pengembang sistem, pemakai yang kelak
menggunakan sistem, manajemen, dan mitra kerja yang lain (misalnya auditor internal).
Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan:
● keluaran yang akan dihasilkan sistem,
● masukan yang diperlukan sistem,
● lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran,
● volume data yang akan ditangani sistem,
● jumlah pemakai dan kategori pemakai, serta
● kontrol terhadap sistem
2. Tahapan Analisis Sistem
Gambar 3. Skema Perancangan
Perancangan Konseptual
Disebut juga perancangan logis . Pada perancangan ini, kebutuhan pemakai dan
pemecahan masalah yang teridentifikasi selama tahapan analisis sistem mulai dibuat untuk
diimplementasikan Ada tiga langkah penting yang dilakukan dalam perancangan
konseptual, yaitu: evaluasi alternatif rancangan, penyiapan spesifikasi rancangan, dan
penyiapan laporan rancangan sistem secara konseptual. Evaluasi alternatif rancangan
digunakan menentukan alternatif-alternatif rancangan yang bisa digunakan dalam sistem
Contoh:
● perusahaan mau menggunakan pesanan pembelian atau menggunakan EDI
Desain Sistem
Perancangan Fisik
Analisis
Sistem
Perancangan Konseptual
● Arsitektur teknologi informasi yang digunakan terpusat atau terdistribusi
● Entri data akan dilakukan melalui keyboard, barcode scanner, atau kedua-duanya
Evaluasi yang dilakukan mengandung hal-hal berikut (Romney, Steinbart, dan Cushing,
1997):
● Bagaimana alternatif-alternatif tersebut memenuhi sasaran sistem dan organisasi
dengan baik?
● Bagaimana alternatif-alternatif tersebut memenuhi kebutuhan pemakai dengan
baik?
● Apakah alternatif-alternatif tersebut layak secara ekonomi?
● Apa saja keuntungan dan kerugian masing-masing?
Skema Perancangan Konseptual
Spesifikasi rancangan ini mencakup elemen-elemen berikut:
● Keluaran
Rancangan laporan mencakup frekuensi laporan (harian, mingguan, dan
sebagainya), isi laporan, bentuk laporan, dan laporan cukup ditampilkan pada layar
atau perlu dicetak
● Penyimpan data
Dalam hal ini, semua data yang diperlukan untuk membentuk laporan ditentukan
lebih detil, termasuk ukuran data (misalnya, nama barang maksimal terdiri atas 25
karakter) dan letaknya dalam berkas
● Masukan
Rancangan masukan meliputi data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem
● Prosedur pemrosesan dan operasi
Rancangan ini menjelaskan bagaimana data masukan diproses dan disimpan dalam
rangka untuk menghasilkan laporan
Perancangan Fisik
Rancangan keluaran, berupa bentuk laporan dan rancangan dokumen
● Rancangan masukan, berupa rancangan layar untuk pemasukan data
● Rancangan antarmuka pemakai dan sistem, berupa rancangan interaksi antara
pemakai dan sistem (menu, ikon, dan sebagainya)
● Rancangan platform, berupa rancangan yang menentukan perangkat keras dan
perangkat lunak yang digunakan
● Rancangan basis data, berupa rancangan-rancangan berkas dalam basis data,
termasuk penentuan kapasitas masing-masing
● Rancangan modul, berupa rancangan modul atau program yang dilengkapi
dengan algoritma (cara modul atau program bekerja)
● Rancangan kontrol, berupa rancangan kontrol-kontrol yang digunakan dalam
sistem (mencakup hal-hal seperti validasi, otorisasi, dan pengauditan)
● Dokumentasi, berupa hasil pendokumentasian hingga tahap perancangan fisik.
● Rencana pengujian, berisi rencana yang dipakai untuk menguji sistem
● Rencana konversi, berupa rencana untuk menerapkan sistem baru terhadap sistem lama
Sistem Informasi Akuntansi dengan pendekatan teknologi informasi seperti halnya siklus
pengembangan sistem yang lainnya, dimana hal ini mensyaratkan adanya suatu metode daur
hidup pengembangan sistem. Pola daur hidup pengembangan sistem dapat menggunakan
beberapa model. Adapun tahapan pengembangan sistem yang umum digunakan sebagai berikut :
Gambar 2. Tahapan Sistem
1. Tahapan Analisis Sistem
Dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru. Proyek baru ditangani
dalam bentuk tim, yang melibatkan pemakai, analis sistem, dan para spesialis sistem
informasi yang lain, serta barangkali juga auditor internal. Tujuan utama analisis sistem
adalah untuk menentukan hal-hal detil tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang
diusulkan (dan bukan bagaimana caranya). Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan
analisis kebutuhan. Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan.
Studi Kelayakan
Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Berguna untuk
memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat dicapai dengan
sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta
dampak terhadap lingkungan sekeliling. Analis sistem melaksanakan penyelidikan awal
terhadap masalah dan peluang bisnis yang disajikan dalam usulan proyek pengembangan
sistem. Tugas-tugas yang tercakup dalam studi kelayakan meliputi:
● Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem
● Pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan
● Pengidentifikasian para pemakai sistem
● Pembentukan lingkup sistem
Ukuran yang dipakai dalam studi kelayakan:
Tabel 1. Ukuran Studi Kelayakan
Aspek Pertimbangan
Teknologi
Apakah sistem dapat dikembangkan dan dioperasikan
dengan teknologi yang tersedia?
Ekonomi
Apakah manfaat sistem lebih besar daripada biaya yang
dikeluarkan (termasuk untuk memenuhi kebutuhan
personil)?
Non-ekonomi
Apakah sistem yang diusulkan memiliki keuntungan yang
tak dapat diukur dengan uang
Organisasi atau
Operasional
Apakah sistem yang diusulkan bisa cocok dengan budaya
organisasi?
Apakah level keahlian yang digunakan dalam sistem baru
sesuai dengan pegawai yang akan mengoperasikannya?
Jadwal
Mungkinkah menerapkan sistem tersebut sesuai dengan
jadwal yang telah ditetapkan?
Kendala hukum,
etika, dan yang
lain
Apakah sistem yang diusulkan tidak bertentangan dengan
etika atau hukum?
Apakah terdapat kendala-kendala yang berbahaya yang
dilanggar?
Analisa Kebutuhan
Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan (disebut
juga spesifikasi fungsional) . Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentang
hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Spesifikasi ini sekaligus
dipakai untuk membuat kesepahaman antara pengembang sistem, pemakai yang kelak
menggunakan sistem, manajemen, dan mitra kerja yang lain (misalnya auditor internal).
Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan:
● keluaran yang akan dihasilkan sistem,
● masukan yang diperlukan sistem,
● lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran,
● volume data yang akan ditangani sistem,
● jumlah pemakai dan kategori pemakai, serta
● kontrol terhadap sistem
2. Tahapan Analisis Sistem
Gambar 3. Skema Perancangan
Perancangan Konseptual
Disebut juga perancangan logis . Pada perancangan ini, kebutuhan pemakai dan
pemecahan masalah yang teridentifikasi selama tahapan analisis sistem mulai dibuat untuk
diimplementasikan Ada tiga langkah penting yang dilakukan dalam perancangan
konseptual, yaitu: evaluasi alternatif rancangan, penyiapan spesifikasi rancangan, dan
penyiapan laporan rancangan sistem secara konseptual. Evaluasi alternatif rancangan
digunakan menentukan alternatif-alternatif rancangan yang bisa digunakan dalam sistem
Contoh:
● perusahaan mau menggunakan pesanan pembelian atau menggunakan EDI
Desain Sistem
Perancangan Fisik
Analisis
Sistem
Perancangan Konseptual
● Arsitektur teknologi informasi yang digunakan terpusat atau terdistribusi
● Entri data akan dilakukan melalui keyboard, barcode scanner, atau kedua-duanya
Evaluasi yang dilakukan mengandung hal-hal berikut (Romney, Steinbart, dan Cushing,
1997):
● Bagaimana alternatif-alternatif tersebut memenuhi sasaran sistem dan organisasi
dengan baik?
● Bagaimana alternatif-alternatif tersebut memenuhi kebutuhan pemakai dengan
baik?
● Apakah alternatif-alternatif tersebut layak secara ekonomi?
● Apa saja keuntungan dan kerugian masing-masing?
Skema Perancangan Konseptual
Spesifikasi rancangan ini mencakup elemen-elemen berikut:
● Keluaran
Rancangan laporan mencakup frekuensi laporan (harian, mingguan, dan
sebagainya), isi laporan, bentuk laporan, dan laporan cukup ditampilkan pada layar
atau perlu dicetak
● Penyimpan data
Dalam hal ini, semua data yang diperlukan untuk membentuk laporan ditentukan
lebih detil, termasuk ukuran data (misalnya, nama barang maksimal terdiri atas 25
karakter) dan letaknya dalam berkas
● Masukan
Rancangan masukan meliputi data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem
● Prosedur pemrosesan dan operasi
Rancangan ini menjelaskan bagaimana data masukan diproses dan disimpan dalam
rangka untuk menghasilkan laporan
Perancangan Fisik
Rancangan keluaran, berupa bentuk laporan dan rancangan dokumen
● Rancangan masukan, berupa rancangan layar untuk pemasukan data
● Rancangan antarmuka pemakai dan sistem, berupa rancangan interaksi antara
pemakai dan sistem (menu, ikon, dan sebagainya)
● Rancangan platform, berupa rancangan yang menentukan perangkat keras dan
perangkat lunak yang digunakan
● Rancangan basis data, berupa rancangan-rancangan berkas dalam basis data,
termasuk penentuan kapasitas masing-masing
● Rancangan modul, berupa rancangan modul atau program yang dilengkapi
dengan algoritma (cara modul atau program bekerja)
● Rancangan kontrol, berupa rancangan kontrol-kontrol yang digunakan dalam
sistem (mencakup hal-hal seperti validasi, otorisasi, dan pengauditan)
● Dokumentasi, berupa hasil pendokumentasian hingga tahap perancangan fisik.
● Rencana pengujian, berisi rencana yang dipakai untuk menguji sistem
● Rencana konversi, berupa rencana untuk menerapkan sistem baru terhadap sistem lama
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAN
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Pembelian adalah kegiatan pemilihan sumber,
pemesanan dan perolehan barang dan jasa sebagai
salah satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan.
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (SIA
Pembelian) merupakan sistem yang dibangun untuk
mempermudah pelaksanaan pembelian dengan
meng-otomatisasi-kan atau meng-komputerisasi
keseluruhan maupun beberapa bagian dari proses
pembelian tersebut disertai dengan pengendalian
atau kontrol atas sistem komputerisasi tersebut.
Proses pembelian setiap jenis perusahaan hampir
serupa karena meliputi beberapa atau seluruh
kegiatan berikut ini :
1. Konsultasi dengan supplier yang diadakan
sebelum pembelian berlangsung dengan cara
menghubungi beberapa supplier untuk
mendapatkan pemahaman mengenai
ketersediaan kuantitas dan harga dari barang
dan jasa.
2. Pembuatan dokumen permintaan pengadaan
barang atau jasa dengan mendapatkan
persetujuan dari supervisor. Permintaan ini
kemudian digunakan oleh departemen
pembelian untuk memesan barang.
3. Mengadakan perjanjian dengan supplier untuk
pembelian barang atau jasa dimasa yang akan
datang. Perjanjian dengan supplier meliputi
pesanan-pesanan pembelian (pesanan yang
sebetulnya dikirim ke supplier) dan kontrak
dengan supplier.
4. Penerimaan barang atau jasa dari supplier
dimana perusahaan harus memastikan bahwa
hanya batang yang dipesan berada dalam
kondisi baiklah yang akan diterima.
5. Pengakuan kewajiban atas barang dan jasa yang
diterima dari supplier yang akan dicatat oleh
departemen hutang pada saat tagihan diterima
dari supplier.
6. Pemilihan invoice yang akan dibayar.
7. Penulisan, penandatanganan dan pengiriman
cek kepada supplier.
Dokumen yang terkait ke kepada siklus
pembelian adalah:
1. Purchase Requisition (Permintaan Pembelian)
2. Purchase order (Pemesanan Pembelian)
3. Receiving order (Penerimaan Pesanan)
4. Supplier (Vendor) invoice
5. Disbursment voucher
6. Disbursment check
7. Debit memorandum
8. New supplier (vendor) form
9. Request for proposal (or quotation)
1.2 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Persediaan adalah aktiva perusahaan yang
meliputi barang jadi yang tersedia untuk dijual
kembali, barang dalam penyelesaian yang sedang
diproduksi dan bahan serta perlengkapan yang
digunakan dalam proses produksi
Persediaan yang terdapat dalam perusahaan
dapat dibedakan menurut beberapa cara, dilihat dari
fungsinya, dan dilihat dari jenis dan posisi barang
dalam urutan pengerjaan produk.
1. Dilihat dari fungsinya
a. Batch stock atau lot inventory
b. Fluctuation stock
c. Anticipation stock
2. Dilihat dari jenis dan posisi produk dalam
urutan pengerjaan produk :
a. Persediaan bahan baku (raw material stock)
b. Persediaan bagian produk atau parts yang
dibeli (purchase parts/component stock)
c. Persediaan bahan-bahan pembantu atau
barang-barang perlengkapan (supplier
stock)
d. Persediaan barang setengah jadi atau
barang dalam proses (work in
process/progress stock)
e. Persediaan barang jadi (finished goods
stock)
Pada dasarnya terdapat lima catatan yang paling
penting atau utama dalam sistem persediaan :
1. Permintaan untuk dibeli (purchase requisition)
2. Laporan penerimaan (receiving report)
3. Catatan persediaan (balances of stores record)
4. Daftar permintaan bahan (material requisition
form)
5. Perkiraan pengawasan (control accounting)
Sistem pencatatan persediaan yaitu:
1. Periodic System, yaitu pada setiap akhir periode
dilakukan perhitungan secara fisik dalam
menentukan jumlah persediaan akhir.
2. Perpetual System atau juga disebut Book
Inventories, yaitu setiap mutasi dari persediaan
sebagai akibat dari pembelian ataupun
penjualan dicatat atau dilihat dalam kartu
administrasi persediaannya.
Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk
menilai suatu persediaan, diantaranya dengan :
a. first-in, first out (FIFO)
b. rata-rata tertimbang (weighted average)
c. last in, first-out (LIFO)
Pengendalian internal pada siklus pembelian
meliputi:
1. Pemisahan tugas. Individu-individu yang
mengotorisasi, melaksanakan pembelian, dan
mencatat transaksi adalah individu yang
berbeda untuk menghindari terjadinya
kecurangan.
2. Menggunakan informasi dari kejadian lampau
untuk mengontrol aktivitas pembelian
3. Mengamati dari dekat semua kegiatan
pembelian
4. Dokumen-dokumen yang berurutan dan
bernomor urut tercetak.
Elemen yang harus ada untuk mendukung
pengendalian internal yang baik atas persediaan
adalah:
1. Pemilihan karyawan, pelatihan dan disiplin
yang baik.
2. Pengendalian yang ketat atas barang yang
datang melalui sistem barcode.
Pengendalian yang efektif atas semua barang
yang keluar dari fasilitas.
Pengendalian persediaan mencakup tindakan
mempertahankan jumlah persediaan yang optimum,
dimana jumlah persediaan sesuai dengan kebutuhan
operasi perusahaan. Jumlah persediaan yang terlalu
banyak akan menambah biaya dan modal kerja
membeku di persediaan, sedangkan jumlah
persediaan yang terlalu sedikit akan menghambat
kelancaran produksi maupun distribusi dan
mengakibatkan opportunity lost. Oleh karena
tersebut terdapat sebuah metode untuk
mempermudah pengendalian jumlah persediaan
yang disebut Economic Order Quantity (EOQ).
PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Pembelian adalah kegiatan pemilihan sumber,
pemesanan dan perolehan barang dan jasa sebagai
salah satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan.
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (SIA
Pembelian) merupakan sistem yang dibangun untuk
mempermudah pelaksanaan pembelian dengan
meng-otomatisasi-kan atau meng-komputerisasi
keseluruhan maupun beberapa bagian dari proses
pembelian tersebut disertai dengan pengendalian
atau kontrol atas sistem komputerisasi tersebut.
Proses pembelian setiap jenis perusahaan hampir
serupa karena meliputi beberapa atau seluruh
kegiatan berikut ini :
1. Konsultasi dengan supplier yang diadakan
sebelum pembelian berlangsung dengan cara
menghubungi beberapa supplier untuk
mendapatkan pemahaman mengenai
ketersediaan kuantitas dan harga dari barang
dan jasa.
2. Pembuatan dokumen permintaan pengadaan
barang atau jasa dengan mendapatkan
persetujuan dari supervisor. Permintaan ini
kemudian digunakan oleh departemen
pembelian untuk memesan barang.
3. Mengadakan perjanjian dengan supplier untuk
pembelian barang atau jasa dimasa yang akan
datang. Perjanjian dengan supplier meliputi
pesanan-pesanan pembelian (pesanan yang
sebetulnya dikirim ke supplier) dan kontrak
dengan supplier.
4. Penerimaan barang atau jasa dari supplier
dimana perusahaan harus memastikan bahwa
hanya batang yang dipesan berada dalam
kondisi baiklah yang akan diterima.
5. Pengakuan kewajiban atas barang dan jasa yang
diterima dari supplier yang akan dicatat oleh
departemen hutang pada saat tagihan diterima
dari supplier.
6. Pemilihan invoice yang akan dibayar.
7. Penulisan, penandatanganan dan pengiriman
cek kepada supplier.
Dokumen yang terkait ke kepada siklus
pembelian adalah:
1. Purchase Requisition (Permintaan Pembelian)
2. Purchase order (Pemesanan Pembelian)
3. Receiving order (Penerimaan Pesanan)
4. Supplier (Vendor) invoice
5. Disbursment voucher
6. Disbursment check
7. Debit memorandum
8. New supplier (vendor) form
9. Request for proposal (or quotation)
1.2 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Persediaan adalah aktiva perusahaan yang
meliputi barang jadi yang tersedia untuk dijual
kembali, barang dalam penyelesaian yang sedang
diproduksi dan bahan serta perlengkapan yang
digunakan dalam proses produksi
Persediaan yang terdapat dalam perusahaan
dapat dibedakan menurut beberapa cara, dilihat dari
fungsinya, dan dilihat dari jenis dan posisi barang
dalam urutan pengerjaan produk.
1. Dilihat dari fungsinya
a. Batch stock atau lot inventory
b. Fluctuation stock
c. Anticipation stock
2. Dilihat dari jenis dan posisi produk dalam
urutan pengerjaan produk :
a. Persediaan bahan baku (raw material stock)
b. Persediaan bagian produk atau parts yang
dibeli (purchase parts/component stock)
c. Persediaan bahan-bahan pembantu atau
barang-barang perlengkapan (supplier
stock)
d. Persediaan barang setengah jadi atau
barang dalam proses (work in
process/progress stock)
e. Persediaan barang jadi (finished goods
stock)
Pada dasarnya terdapat lima catatan yang paling
penting atau utama dalam sistem persediaan :
1. Permintaan untuk dibeli (purchase requisition)
2. Laporan penerimaan (receiving report)
3. Catatan persediaan (balances of stores record)
4. Daftar permintaan bahan (material requisition
form)
5. Perkiraan pengawasan (control accounting)
Sistem pencatatan persediaan yaitu:
1. Periodic System, yaitu pada setiap akhir periode
dilakukan perhitungan secara fisik dalam
menentukan jumlah persediaan akhir.
2. Perpetual System atau juga disebut Book
Inventories, yaitu setiap mutasi dari persediaan
sebagai akibat dari pembelian ataupun
penjualan dicatat atau dilihat dalam kartu
administrasi persediaannya.
Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk
menilai suatu persediaan, diantaranya dengan :
a. first-in, first out (FIFO)
b. rata-rata tertimbang (weighted average)
c. last in, first-out (LIFO)
Pengendalian internal pada siklus pembelian
meliputi:
1. Pemisahan tugas. Individu-individu yang
mengotorisasi, melaksanakan pembelian, dan
mencatat transaksi adalah individu yang
berbeda untuk menghindari terjadinya
kecurangan.
2. Menggunakan informasi dari kejadian lampau
untuk mengontrol aktivitas pembelian
3. Mengamati dari dekat semua kegiatan
pembelian
4. Dokumen-dokumen yang berurutan dan
bernomor urut tercetak.
Elemen yang harus ada untuk mendukung
pengendalian internal yang baik atas persediaan
adalah:
1. Pemilihan karyawan, pelatihan dan disiplin
yang baik.
2. Pengendalian yang ketat atas barang yang
datang melalui sistem barcode.
Pengendalian yang efektif atas semua barang
yang keluar dari fasilitas.
Pengendalian persediaan mencakup tindakan
mempertahankan jumlah persediaan yang optimum,
dimana jumlah persediaan sesuai dengan kebutuhan
operasi perusahaan. Jumlah persediaan yang terlalu
banyak akan menambah biaya dan modal kerja
membeku di persediaan, sedangkan jumlah
persediaan yang terlalu sedikit akan menghambat
kelancaran produksi maupun distribusi dan
mengakibatkan opportunity lost. Oleh karena
tersebut terdapat sebuah metode untuk
mempermudah pengendalian jumlah persediaan
yang disebut Economic Order Quantity (EOQ).
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :
Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
SIA terdiri dari 3 subsistem:
Sistem pemrosesan transaksi
mendukung proses operasi bisnis harian.
Sistem buku besar/ pelaporan keuangan
menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
Sistem pelaporan manajemen
yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.
[sunting] Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen memproses berbagai transaksi non-keuangan yang tidak bisa diproses oleh SIA biasa.
[sunting] Cara Kerja
Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :
Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
[sunting] Manfaat
Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:
Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
Meningkatkan efisiensi
Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
Meningkatkan sharing knowledge
menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
Minggu, 21 November 2010
Langganan:
Postingan (Atom)